Le premier contact avec l’organisme certificateur
Le premier contact entre L’INSTITUT DES ARTS NUMERIQUES et le candidat s’effectue généralement par email ou téléphone. Un rendez-vous ou une réunion d’information peuvent également être proposés.

L’inscription à la VAE
À l’issue de ce premier échange, le dossier de recevabilité (ou livret 1) est remis au candidat, complété par ce dernier puis envoyé à L’INSTITUT DES ARTS NUMERIQUES avec le formulaire CERFA pour étude.
Ce dossier comporte deux parties :
•    Une partie déclarative : état civil, formations initiales et professionnelles, expériences,
•    Une partie documentaire : documents justifiant la partie déclarative et organisés suivant le choix du candidat.
Les documents constituant le dossier de demande de VAE sont les suivants :
•    Formulaire Cerfa n°12818*02,
•    Déclaration sur l’honneur,
•    Description du parcours de formation,
•    Description des emplois et activités, salariés, non-salariés et bénévoles exercés,
•    Justificatif d’état civil,
•    Attestation de diplômes, de titres et/ou de suivi de formation,
•    Justificatifs des activités déclarées exercées dans le formulaire,
•    Informations complémentaires que le candidat juge utiles de porter à la connaissance de l'établissement .
Une inscription valide correspond à l’envoi du livret 1 dûment complété ainsi qu’à l’envoi du règlement par le candidat.

Le délai de recevabilité d’une VAE
L’INSTITUT DES ARTS NUMERIQUES a deux mois pour valider ou invalider une demande de VAE à partir de la date d’envoi du dossier mais une première réponse est généralement formulée dans un délai de deux ou trois semaines.
Si aucune réponse n’est apportée au candidat, la demande est considérée comme tacitement acceptée.
L’avis de recevabilité est prononcé par une commission pédagogique qui peut au choix se positionner comme :
•    Favorable,
•    Favorable sous réserve sur un des blocs du référentiel de compétences,
•    Défavorable si l’expérience professionnelle est inférieure à une année ou trop éloignée du titre visé.
Dans le cas d’un avis favorable, le candidat peut choisir d’être accompagné tout au long de sa démarche par L’INSTITUT DES ARTS NUMERIQUES

Organisation
Le véritable travail du candidat commence ici puisqu’il doit :
•    S’approprier le référentiel du diplôme ou de la certification choisi,
•    Collecter, rassembler et demander les preuves directes,
•    Mettre au regard de chaque point, une expérience significative pour rassembler les preuves indirectes,
•    Choisir avec soin les expériences à décrire,
•    Rédiger une description la plus précise possible de la mission.
La formalisation et l'enchaînement de tous ces savoirs serviront directement à l’élaboration du livret et à l’entretien face au jury.

L’accompagnement à la VAE
Un accompagnement à la VAE peut être demandé par le candidat à l’organisme certificateur afin d’aider à la préparation du dossier de validation et à l’entretien.
L’INSTITUT DES ARTS NUMERIQUES propose deux options d’accompagnement, l’une d’une durée de 6 heures, l’autre de 12 heures, et dans le cadre desquelles un accompagnateur effectue :
•    Un retour sur le parcours du candidat,
•    Un entretien d’analyse descriptive de ses activités,
•    Une assistance pour la description de ses activités,
•    Une préparation au jury.
Cette aide méthodique est apportée durant des entretiens individuels et/ou collectifs.

Réaliser son portefeuille de compétences
Cette étape est celle de la préparation du dossier de validation, ou portefeuille de compétences.
Il constitue un support à destination du jury et doit faire la preuve par son contenu de la bonne acquisition des compétences définies dans le titre visé.
Un dossier bien structuré comprend généralement :
•    Une introduction expliquant la démarche et les motivations. Elle permet au jury d’avoir une vue globale du parcours professionnel du candidat,
•    Un tableau autobiographique. CV en plus détaillé, il aide à la compréhension globale du parcours par le jury. Il peut incorporer des activités de bénévolat,
•    Des fiches mission / activité. Elles s’appuient sur les référentiels d’activités et de certification et permettent au candidat d’apporter la preuve de ses savoirs grâce à des exemples précis,
•    Un descriptif des réalisations personnelles et autres apprentissages. Il permet, le cas échéant, d’identifier des pratiques et savoirs acquis en dehors de l’activité professionnelle,
•    Un tableau récapitulatif et auto-évaluatif des savoirs. Il permet, le cas échéant, d’identifier des pratiques et savoirs personnels (passions …),
•    Les centres d’intérêt et influences,
•    Les documents annexes.
L’entretien face au jury de la VAE
Au terme d’un accompagnement (facultatif) et après avoir complété son portefeuille de compétences, le candidat est convoqué devant un jury composé d’au moins un quart de professionnels pour une soutenance orale de son livret.
Durant cet entretien, le jury apprécie s’il possède les compétences en lien avec le référentiel du titre visé à partir d’une grille de critères et de preuves présentés dans le dossier (d’où son importance !).
À l’issue de cet oral, le jury se prononce au choix pour :
•    La délivrance totale de la certification et des blocs de compétences la composant est formalisée par un Procès-verbal de jury qui atteste de la réussite au diplôme.
•    La délivrance partielle de la certification. Une notification du jury détaille alors le ou les blocs qui devront être réévalués ultérieurement. Une attestation détaille également les blocs validés,
•    L’invalidation complète de la demande si aucun des blocs de compétences n’a été obtenu. Dans ce dernier cas, le jury donne au candidat toute recommandation facilitant son accès ultérieur à la certification.